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yh533388银河学生档案管理规定(试行)
字体【 】 【编辑日期:2011-9-22】 【来源:学院主站】 【作者:学生处】 【 关 闭 】

第一条  学院学生档案管理工作是学生管理工作的重要组成部分,为进一步加强和规范我院学生档案管理工作,充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业以及学生干部考核等方面的作用,特制定本规定。

第二条  学生档案的内容

学生档案是指学生进入高中学习之日起,到大学毕业这段时间个人历史的记载。存档材料主要包括:

一、中学时期的材料

包括入团入党材料、奖惩材料、中学毕业生登记表、政审表、体检表等。

二、高考电子档案材料

包括考生报名登记表、高考成绩与志愿表、体检表等。

三、大学期间形成的材料

(一)高校学生体检表、历年成绩总表、毕业生登记表等;

(二)大学期间的奖惩材料:奖励材料主要包括优秀学生标兵优秀学生优秀学生干部优秀毕业生登记表、省级先进个人登记表、各类奖学金等;处分材料包括学生违纪处分处理审批登记表、学生处分决定书、申诉复查意见、解除留校察看决定书、受处分后书面评议材料等;

() 学籍异动档案:主要包括学生休学、复学、转学、转专业、应征入伍、退学等的申请书及审批资料等;

() 组织发展档案:主要包括学生的入党申请书、入党志愿书、党校学员鉴定表、团组织推荐表、入党积极分子考察表、预备党员培养考察表、思想汇报等材料;

() 学生管理工作方面档案:主要包括学生登记表、学生社会实践活动鉴定表、综合素质测评表、思想品德考核鉴定材料等;

第三条 学生档案的收集

学生档案工作主要负责档案材料的收集、归档。各系、各职能部门要按照分工,各负其责。

(1) 形成学生档案材料的部门,在形成正式材料后1个月内,按学号顺序把应归档的材料整理后送交学生档案室。

(2) 归档材料必须是办理完毕的正式文件材料或规定应由主管业务部门审查盖章的材料,应做到完整真实,文字清楚,手续齐备。

(3) 档案材料须统一使用A4规格的办公用纸,用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写,不得交送复印件。

第四条 学生档案管理分工

我院学生档案实行院系两级管理。院学生处明确责任人,负责全院学生档案的统一管理及毕业生档案的转递。在学生处设立专门的学生档案保管室。各系负责学生档案的具体日常管理,由行政秘书具体负责档案的管理工作,包括本系在校学生档案的收集、管理和查阅咨询,毕业生档案的整理、登记、归档等。在条件具备时,建立院学生档案室,由学生处统一管理,各系负责具体事务管理。

(一)每年新生录取和报到结束后,新生高考电子档案由学生处负责打印,按专业整理好,交各系学生档案管理人员接管并归入学生档案。

(二)学生成绩档案、学籍异动档案的管理由教务处负责,学籍管理工作人员进行具体管理,并形成规范的管理制度和程序。制定成绩档案和学籍异动表格,每学期对休学、复学、转学、转专业、应征入伍、退学等情况进行一次认真的核对、清理和存档,并将填写好的表格交各系学生档案管理人员归入学生档案。

(三)新生高中阶段形成的档案、学生奖惩档案、组织发展档案、学生管理档案的管理由各系负责学生档案管理工作的人员进行具体收集、归档和管理。

第五条 档案查阅、借阅手续及要求

(一)因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要,可以查阅学生档案。其他需要查阅学生档案的,经系领导批准,并办理借阅登记手续后,可根据需要提供部分或全部档案材料。

(二)校外单位需要查阅我院学生档案时,须持有县级以上组织、人事部门查阅档案介绍信,并经学生处领导批准,按规定办理登记手续后,方可查阅。

(三)学生档案原则上不外借,确因工作需要借出时,须经院主管领导批准,严格办理借用登记手续。档案借出后必须严加保管,做到档案回收齐全、万无一失。借出时间一般不得超过3天,若特殊情况需延期的,应补办借用延期手续。管理人员应注意档案的催还,并在归还时逐份核对档案材料。

(四)对借阅、借用的学生档案,未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件等。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密,妥善保存。违者将追究有关人员的责任,情节严重者给予行政处分,直至追究法律责任。

(五)学生不得私自借阅档案,如有特殊情况需借档案,要由本人提出申请,并提供相关证明材料,经院主管领导签字同意后,办理相关手续,并按照规定加贴封口,方可借出。

第六条 档案封装及转递要求

档案封装及转递包括:毕业生档案封装及转递、专升本学生档案封装及转递、应征入伍学生档案封装及转递。

(一)毕业生档案封装及转递

毕业生档案的主要内容包括:毕业生中学时期的材料、高考电子档案材料、高校学生体检表、历年成绩总表、毕业生登记表、大学期间的奖惩材料、学籍异动情况、组织发展档案、学生社会实践活动登记表等材料。专转本学生档案中还要装入入学时省教育考试院录取大表复印件。

1)毕业生档案由各系负责组织填写完整并审验。

2)毕业生档案的封装由毕业班辅导员负责,各系负责查验,要求做到认真、细致、无遗漏、无差错。

3)毕业生档案是毕业生学习、工作、经历的重要见证材料。毕业生档案的转递工作由学生处负责,应严格按照省教育厅的规定,通过邮局机要部门寄发,一律不准自行携带。

(二)参军入伍学生档案封装及转递

参军入伍学生档案的主要内容包括:学生中学时期的材料、高考电子档案材料、高校学生体检表、历年成绩总表、在校期间的奖惩材料、学籍异动情况、组织发展档案、学生社会实践活动登记表等材料。

1)入伍学生档案由各系负责组织填写完整并审验。

2)入伍学生档案的封装由所在班级辅导员负责,各系负责查验,要求做到认真、细致、无遗漏、无差错。

3)应征入伍学生如为保留学籍入伍,则档案归档整理后由所在系在档案室统一保管;如学生为毕业班学生,且本人申请并经批准按照学分制要求修满按期毕业的,则按毕业生档案管理办法管理;如部队调转档案,则由部队政治处出具证明按档案转递手续办理。

(三)专升本学生档案的封装及转递工作参照毕业生档案转递要求办理由学生工作处封装后办理转递手续。

(四)转出的毕业生、入伍生、专升本学生档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。

(五)转递学生档案必须按学生档案转递通知单的项目详细登记,严密包封并加盖负责转递部门印章。

第七条 学生档案管理要求

高校学生档案是永久性保存档案,学生处、招生就业指导中心、各系及党、团等相关职能部门要分工负责,明确责任,指定专人负责管理,管理人员要高度负责任,自觉执行党和国家对档案管理有关规定,确保档案的完整与安全。

(一)各相关部门将需要归档材料及时移交各系学生档案管理人员,由该负责人员统一归档。

(二)各系学生档案管理人员应将各有关部门移交的学生相关材料及时归入学生本人档案。

(三)档案交接必须履行交接手续并签字。

(四)学生转学或毕业就业后,学生档案管理人员应将其档案及时转递给有关单位,并及时收回、保存档案回执。

(五)学生档案要配备专用档案柜、印制专门档案袋保存,并指定专人负责,不得存放在个人手里。档案管理人员应认真做好档案的防火、防盗、防晒、防蛀、防丢失和防霉变工作,定期检查档案的保管情况,切实保证学生档案的安全。

(六)档案管理人员调动工作时,应在离职前将保管档案的数量、状况交代清楚,并办好移交手续。

(七)对档案管理中发现的问题及时向有关领导汇报,早发现、早处理。

(八)对违反档案管理规定,造成档案丢失等事故者,将视情节轻重追究档案管理人员的有关责任。

第八条 本规定从发布之日起施行。

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